而隨著我國數(shù)字化、信息化的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案室也面臨著前所未有的諸多挑戰(zhàn)，如何有效地將傳統(tǒng)的檔案資料的數(shù)字化、如何將檔案數(shù)字化轉化為對社會真正服務等都成為檔案工作的首要問題。紙質檔案存儲占用大量空間，查找不便且易損壞丟失；檔案管理流程繁瑣，效率低下，難以滿足快速檢索和共享的需求；同時，缺乏有效的安全防護措施，檔案的保密性和完整性受到威脅。由萬林科技所倡導的“智慧檔案室”方案的出現(xiàn)就順應了這種趨勢，對已有的傳統(tǒng)的紙質檔案室的各個方面都逐一提出了新的解決方案，旨在通過對先進的信息技術的充分的利用，逐步將傳統(tǒng)的紙質檔案室由單純的“存”變?yōu)椤按妗薄安椤薄坝谩比叩挠袡C的統(tǒng)一，真正構建起高效的、安全的、智能的現(xiàn)代的智慧的檔案室。

一、萬林科技方案助力智慧檔案室的建設內容

1、智能存儲系統(tǒng)

萬林科技采用先進的密集架智能控制系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案存儲的自動化和智能化。通過對密集架的精準控制——傳感器和軟件系統(tǒng)“指揮”下它的開合、移動等，對工作人員而言只需在操作終端上簡單的輸入所需的檔案的編號或關鍵詞，系統(tǒng)就能快速的將其所對應的檔案所在的密集架的相應的“門”打開大大提高了檔案的存取效率。而其最大的優(yōu)點也就體現(xiàn)在能夠為檔案的長久保存提供了最好的保障——智能的溫濕度自動調節(jié)的保存環(huán)境，使檔案的使用壽命大大延長。

2、數(shù)字化管理平臺

萬林科技的數(shù)字化管理平臺是智慧檔案室的核心。它實現(xiàn)了檔案的全生命周期管理，從檔案的收集、整理、歸檔、存儲到利用，都可以在平臺上進行高效操作。通過對OCR的精準應用，我們就能將繁瑣的紙質檔案“脫胎換骨”地轉化為便捷的電子檔案，從而對其進行高效的分類、標注和索引，極大的方便了其后的檢索和有效的利用。同時，平臺支持多用戶并發(fā)訪問，不同部門的工作人員可以根據(jù)權限在平臺上查閱、下載檔案，實現(xiàn)了檔案信息的共享和協(xié)同工作。

3、安全防護體系

安全是檔案管理的重中之重。其安全防護體系以多層的防護為核心，形成了從“防”到“控”再到“治”的全方位的安全防護體系。通過對檔案室的24小時全方位的實時監(jiān)控，如安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控攝像頭、煙霧報警器等一系列的先進的現(xiàn)代的設備的安裝，使其不至于發(fā)生非法入侵、火災等安全事故的發(fā)生。通過對電子檔案的加密存儲，有效地將數(shù)據(jù)的泄露的風險降至最低。同時，也為數(shù)據(jù)的安全性提供了堅實的技術保障。通過定期對檔案的數(shù)據(jù)的備份，既能保證數(shù)據(jù)的安全性，也能為數(shù)據(jù)的可靠性提供了有力的保證。

二、智慧檔案室一體化建設方案帶來的成效

1、提高工作效率

智慧檔案室的建設，使得檔案管理工作從傳統(tǒng)的手工操作轉變?yōu)閿?shù)字化、自動化操作，大大縮短了檔案查找和借閱的時間。通過充分的工作流的優(yōu)化，員工的精力才得以從繁瑣的檔案管理中解脫出來，將更大的時間和精力都投入到了對檔案的深入的分析和高效的利用上，從而為企業(yè)或機構的決策提供了更為有力的依據(jù)和支持。

2、提升檔案利用價值

通過數(shù)字化管理平臺，檔案信息可以得到更廣泛的共享和利用。通過打破不同部門之間的信息的隔絕，充分地挖掘了檔案的潛在的價值，對我們的事業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展都提供了寶貴的參考和借鑒之所求。其中也就使我們對全省的政經(jīng)發(fā)展、群眾生活的動態(tài)趨勢等都有了更為全面的、更為深入的了解，對今后工作的深入發(fā)掘也更為有益。通過對歷史的銷售檔案的深入的剖析我們就能對市場的哪些需求、哪些客戶的哪些偏好有所體會，從而對營銷的策略做出更為精準的把握和靈活的調整。

3、降低管理成本

通過智能的存儲系統(tǒng)的廣泛的應用，不僅使得檔案的存儲空間大大地得以減少了，相應的也大大降低了建設和維護檔案室的成本。同時，數(shù)字化管理平臺的使用，減少了人力投入，提高了工作效率，進一步降低了檔案管理的成本。

總結與展望

萬林科技方案為智慧檔案室的建設提供了全面、高效的解決方案。通過對智能的存儲系統(tǒng)、數(shù)字化的管理平臺以及完善的安全防護體系的逐步建設，有效地實現(xiàn)了檔案的從“傳統(tǒng)的紙面管理”向“現(xiàn)代的智能化、高效化和安全化”的跨越式的發(fā)展。隨著技術的不斷邁向高峰，不僅將使未來的智慧檔案室深度融合了人工智能、大數(shù)據(jù)等先進的技術，更將通過對歷史的沉淀的大量的數(shù)據(jù)的精準的分析和對各個企業(yè)和機構的未來發(fā)展的深入的預測，為各個企業(yè)和機構的發(fā)展提供了更強的支持和指導。其不僅代表了對傳統(tǒng)的檔案管理的深刻的革命性地突破，也為企業(yè)和機構的信息化建設開啟了一個嶄新的局面。